Regulamin udzielania zamówień przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

Regulamin udzielania zamówień publicznych przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Sp. z o.o.

§ 1

1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień publicznych przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o. zwany dalej Zamawiającym.

2. Użyte w tekście nazwy oznaczają:

1. Regulamin - niniejszy Regulamin;

2. Ustawa/ ustawa pzp - ustawę z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz 2019 ze zm.);

3. Zamawiający - Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.;

4. Dyrektor - dyrektora Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o., będącego kierownikiem zamawiającego w rozumieniu art. 7 pkt. 7) ustawy pzp lub osobę/osoby upoważnione do działania w jego imieniu, na podstawie pisemnych pełnomocnictw;

5. Wnioskodawca - osoba wyznaczona przez Dyrektora do przygotowania i przeprowadzenia postępowania;

6. wartość zamówienia - całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością na podstawie przepisów Działu I Rozdziału 5 ustawy pzp;

7. zamówienia klasyczne - zamówienie inne niż zamówienie sektorowe,

8. zamówienia sektorowe - zamówienia udzielane w celu prowadzenia działalności sektorowej polegającej na obsłudze sieci przeznaczonych do świadczenia usług publicznych w zakresie transportu autobusowego, w szczególności: zakup paliwa do autobusów, zakup części zamiennych do autobusów, zakup autobusów, naprawa autobusów zlecana firmie zewnętrznej, utrzymanie przystanków, zakup narzędzi, itp.

1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia odpowiada Dyrektor.

2. Dyrektor może udzielić pełnomocnictwa pracownikom Zamawiającego albo osobom trzecim do dokonywania czynności zastrzeżonych w ustawie do wyłącznej kompetencji Kierownika Zamawiającego.

CZĘŚĆ I

Zasady i tryb udzielania zamówień klasycznych o wartości mniejszej niż 130 000 zł netto oraz zamówień sektorowych o wartości mniejszej 1 827 260 zł netto

§ 2

1. Zamówienia powinny być udzielane z zachowaniem zasady uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów, w sposób celowy, oszczędny, zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie wykonawców, przejrzysty i proporcjonalny.

2. W przypadku zamówień realizowanych w oparciu o umowę o dofinansowanie ze środków zewnętrznych, która zobowiązuje Zamawiającego jako beneficjenta do stosowania wytycznych bardziej rygorystycznych aniżeli niniejszy Regulamin, postępowanie o udzielenie zamówienia przeprowadza się w oparciu o wytyczne danej umowy lub konkretnego projektu.

3. W celu dokonania zakupu Wnioskodawca powinien złożyć do Dyrektora wniosek wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 3

Zamówienia, których wartość jest równa lub mniejsza niż 50 000 zł netto

1. W celu dokonania zakupu Wnioskodawca powinien złożyć do Dyrektora wniosek wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu.

2. Do składanego wniosku, o którym mowa w ust. 1, Wnioskodawca zobowiązany jest załączyć co najmniej jedną ofertę cenową. Za ofertę cenową uznaje się informację zawierającą cenę wykonania zamówienia przekazaną w formie pisemnej lub pocztą elektroniczną w treści e-maila lub w formie skanu lub wydruk ze strony internetowej.

3. Zatwierdzony przez Dyrektora wniosek, jest podstawą do dokonania zakupu.

§ 4

Zamówienia klasyczne, których wartość jest większa niż 50 000 zł netto i mniejsza niż 130 000 zł netto oraz zamówienia sektorowe, których wartość jest większa niż 50 000 zł netto i mniejsza niż 1 827 260 zł netto

1. Udzielenie zamówienia, o wartości większej niż 50 000 zł netto wymaga przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy w trybie zapytania ofertowego oraz sporządzenia pisemnego zamówienia, zlecenia lub umowy.

2. W celu dokonania zakupu Wnioskodawca powinien złożyć do Dyrektora wniosek wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu. Zatwierdzony przez Dyrektora wniosek, jest podstawą do wszczęcia postępowania.

3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim w formie pisemnej, w tym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 334).

4. Wnioskodawca przekazuje potencjalnym wykonawcom zaproszenie do złożenia oferty w trybie zapytania ofertowego:

• przesyłając je w formie pisemnej lub za pomocą poczty elektronicznej do co najmniej dwóch Wykonawców lub

• zamieszczając na stronie internetowej Zamawiającego.

1. Zaproszenie do złożenia oferty powinno zawierać w szczególności:

• opis przedmiotu zamówienia oraz określenie wielkości lub zakresu zamówienia,

• termin i warunki realizacji zamówienia,

• termin, miejsce i sposób składania ofert.

1. Termin składania ofert nie może być krótszy niż:

• 3 dni robocze w przypadku zamieszczenia zaproszenia na stronie internetowej lub przesłania pocztą elektroniczną;

• 7 dni roboczych w przypadku przesłania zaproszenia pocztą tradycyjną.

1. Oferty składa się w formie pisemnej, w tym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, przy czym dla uznania ważności oferty złożonej w formie elektronicznej wystarczy przesłanie skanu dokumentu podpisanego uprzednio przez osobę upoważnioną.

2. Podstawowym kryterium wyboru oferty w trybie zapytania ofertowego jest cena. Kryterium wyboru oferty oprócz ceny, mogą również stanowić w szczególności: długość okresu gwarancji, koszty eksploatacji, termin realizacji zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z wykonawcami.

3. Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy, zamówienia lub zlecenia. Treść zamówienia, zlecenia lub umowy musi zawierać podstawowe ustalenia, t.j. przedmiot, wynagrodzenie, termin wykonania, sposób wykonania i odbioru, sposób rozliczeń i terminy płatności. Do udzielenia zamówienia wystarczy jedna ważna oferta.

4. Z postępowania należy sporządzić protokół wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Regulaminu.

5. Przeprowadzenie zapytania ofertowego nie ma zastosowania, gdy ze względu na charakter zamówienia uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy.

6. Dyrektor może powierzyć przeprowadzenie postępowania w trybie zapytania ofertowego osobom trzecim.

§ 5

Wyłączenia stosowania procedury udzielania zamówień ze względu na przedmiot zamówienia

Zamówienia, których wartość jest mniejsza niż 130 000 złotych obejmujące:

1. usługi szkoleniowe,

2. usługi świadczone na rzecz pracowników podczas delegacji, w tym: noclegowe, transportowe,

3. usługi gastronomiczne i cateringowe,

4. usługi opłacane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w szczególności: kolonie i obozy dla dzieci, wycieczki dla pracowników, udział w wydarzeniach kulturalnych, zakup paczek świątecznych,

5. usługi realizowane w formie umowy cywilnoprawnej, jeżeli wykonanie zamówienia będzie uzależnione od konieczności osobistego spełnienia świadczenia przez konkretnego wykonawcę,

mogą być realizowane na zasadach określonych w § 3 Regulaminu.

CZĘŚĆ II

Zasady i tryb udzielania zamówień klasycznych, których wartość jest większa lub równa 130 000 zł netto oraz zamówień sektorowych, których wartość jest większa lub równa 1 827 260 zł netto

§ 6

1. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przygotowuje i przeprowadza Wnioskodawca.

2. Do obowiązków Wnioskodawcy należy:

• przygotowanie wniosku wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu,

• sporządzenie opisu przedmiotu zamówienia,

• ustalenie szacunkowej wartości zamówienia,

• opracowanie SWZ z załącznikami lub opis potrzeb i wymagań lub zaproszenia do udziału w postępowaniu,

• publikowanie ogłoszeń w sposób przewidziany w ustawie pzp.

Sporządzoną dokumentację oraz wniosek Wnioskodawca przekazuje do zatwierdzenia Dyrektorowi.

1. Zatwierdzona dokumentacja zostaje udostępniona wykonawcom w sposób przewidziany w ustawie pzp.

2. Wszelką korespondencję z Wykonawcami, zawiadomienia, informacje, protokół postępowania oraz umowę podpisuje Dyrektor.

3. Do przygotowania albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa przekracza progi unijne, Dyrektor każdorazowo powołuje Komisję przetargową. Do przygotowania albo przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa nie przekracza progów unijnych, Dyrektor może powołać Komisję przetargową.

4. Wyznaczenie osób do składu Komisji następuje z uwzględnieniem odpowiednich kwalifikacji związanych z przedmiotem zamówienia, doświadczenia oraz fachowej wiedzy z danej dziedziny. Członkami Komisji mogą być wyłącznie osoby dające gwarancję bezstronności i obiektywizmu, które nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 56 ust. 2 i 3 Ustawy. Komisja składa się z co najmniej trzech członków, przy czym - w miarę możliwości - liczba członków Komisji powinna być nieparzysta.

5. Komisja rozpoczyna wykonywanie czynności w postępowaniu, do którego została powołana z dniem powołania, tj. zatwierdzenia wniosku o wszczęcie postępowania przez Dyrektora, a kończy z dniem podpisania umowy lub unieważnienia postępowania.

6. Komisja przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności:

• przygotowuje odpowiedzi na zapytania od wykonawców,

• publikuje kwotę przeznaczoną na sfinansowanie zamówienia,

• dokonuje otwarcia, analizy i oceny ofert, przeprowadza ewentualne negocjacje,

• sporządza informację z otwarcia ofert,

• przygotowuje wezwania do wykonawców,

• przygotowuje zawiadomienie o wyniku postępowania,

• przygotowuje umowę z wybranym wykonawcą,

• sporządza protokół z postępowania.

1. Dyrektor może powierzyć przygotowanie albo przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego osobom trzecim.

CZĘŚĆ III

Postanowienia końcowe

§ 7

1. Niniejszy Regulamin zostaje wprowadzony w drodze Zarządzenia Dyrektora.

2. W sprawach nie uregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy Ustawy pzp oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, a jeżeli zamówienie nie podlega ustawie pzp do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.

3. Do udzielania zamówień współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej zastosowanie mają wytyczne dla beneficjentów realizowanych projektów.

4. W przypadku zlecania usług, dostaw lub robót budowlanych podczas realizacji których zachodzi powierzanie danych osobowych innym podmiotom w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), konieczne jest zawarcie między stronami umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Załącznik nr 1

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez

Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

Wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia

? klasycznego ? sektorowego

1. Określenie przedmiotu zamówienia:

Rodzaj zamówienia: ? dostawa ? usługa ? robota budowlana
Określenie przedmiotu zamówienia	szacunkowa wartość netto (PLN)	szacunkowa wartość brutto (PLN)
RAZEM

2. Szacunkową wartość zamówienia ustalił/-a: ……………………………………………..…………………

w dniu ………………………. na podstawie: …………..…………………………………………………………

3. Uzasadnienie celowości / potrzeby realizacji zamówienia:

...............................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

4. Propozycja udzielenia zamówienia w trybie ………………………………………………………………..…

na podstawie art. _{…..………} ust. _{…..…..…} pkt. _{…..…..…} lit. _{……….…} ustawy Prawo Zamówień Publicznych /

na podstawie § ….. Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez ZKM w Lęborku Sp. z o.o.

Podpis Wnioskodawcy

1. Stwierdzam zabezpieczenie środków finansowych na realizację opisanego przedmiotu zamówienia w Planie finansowym w roku ………………….. (latach …………………..)

2. Kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia: …………………………………………………….

Podpis Głównego Księgowego

ZATWIERDZAM do realizacji:

Podpis Dyrektora lub osoby upoważnionej Data
Lębork, dnia ………………………………..

Załącznik nr 2

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez

Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości przekraczającej 50 000 zł netto i nie przekraczającej 130 000 zł dla zamówień klasycznych oraz 1 827 260 zł netto dla zamówień sektorowych

1. Pełna nazwa zamawiającego:

..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................

adres: ............................................................................................................................................

1. Rodzaj zamówienia:

ž zamówienie klasyczne

ž zamówienie sektorowe

ž robota budowlana

ž dostawa

ž usługa

1. Opis przedmiotu zamówienia:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1. Szacunkowa wartość zamówienia w kwocie ……………………… zł została ustalona na podstawie …………………………………………………………………………………..

w dniu ……………………….. przez ………………………………………………………

1. Kwota na sfinansowanie zamówienia wynosi: ………………………………………… zł

1. Komisja przetargowa:

ž została powołana w dniu …………………..….. na podstawie  decyzji  zarządzenia nr ………………………… Dyrektora Zamawiającego, w składzie:

1. ……………………………………….. - przewodniczący

2. ……………………………………….. - sekretarz

3. ……………………………………….. - członek

ž nie została powołana, czynności w postępowaniu wykonują następujące osoby:

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

1. Zapytanie ofertowe w dniu …………………..

ž skierowano w formie ……………………………….. do następujących wykonawców:

1) ……………………………………………………………………………………………

2) ………………………………………………………………….………………………..

3) ……………………………………………………………………………………………

ž zamieszczono na stronie internetowej Zamawiającego …………………………………

1. Termin składania ofert: upłynął w dniu …………………. o godz. ………………..

ž nie wpłynęła żadna oferta

ž wpłynęły następujące oferty:

1) ………………………………………………………..… cena oferty: …………….. zł

2) ………………………………………………………..… cena oferty: …………….. zł

3) ………………………………………………………….. cena oferty: …………….. zł

1. Informacja o ofertach niepodlegających rozpatrzeniu wraz z uzasadnieniem:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1. Informacja o przeprowadzonych negocjacjach:

ž nie prowadzono negocjacji z wykonawcami

ž w dniu ………………..…. przeprowadzono negocjacje z następującymi wykonawcami:

1) …………………………………………………………………………………………..

2) …………………………………………………………….……………………………

3) …………………………………………………………………………………………

W wyniku negocjacji ustalono następujące warunki wykonania zamówienia:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

1. Informacja o wyniku postępowania:

ž jako najkorzystniejszą wybrano ofertę:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Z w/w wykonawcą podpisano umowę w dniu ……………………………………………

ž w wyniku prowadzonego postępowania nie została zawarta umowa, gdyż:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Protokół sporządził: …………………………………………………………………………….

Protokół i postępowanie zatwierdził: …………………………………………………………..

Lębork, dnia ……………………………..

Załącznik do Zarządzenia nr 01/01/2021 z dnia 04.01.2021r.

Dyrektora Zakładu Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

9