Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Zakład Komunikacji Miejskiej Lębork

Regulamin udzielania zamówień przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.


Załącznik do Zarządzenia nr 01/02/2016.z dnia 23.02.2016 r.

Dyrektora Zarządu ZKM w Lęborku Sp. z o.o.

Regulamin udzielania zamówień przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Sp. z o.o. , o których mowa w art. 132 pkt 6 ustawy z dnia 29.01.2004 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2015 r. poz. 2164)

  1. Regulamin określa zasady i tryb udzielania zamówień, o których mowa w art. 132 pkt 6 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164), przez Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o. zwany dalej Zamawiającym.

  2. Wartością zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług (VAT) ustalone przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania z należytą starannością w oparciu o cenowe rozeznanie rynku.

  3. O sposobie ustalenia wartości szacunkowej decyduje osoba wskazana do przeprowadzenia postępowania, zwana dalej „wnioskodawcą”, biorąc pod uwagę charakter i przedmiot zamówienia.

CZĘŚĆ I

Zasady i tryb udzielania zamówień do kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy pzp

§1

  1. W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia przy wartości zamówienia do równowartości 5 000 euro, nie stosuje się procedur niniejszego regulaminu. Wnioskodawca dokonuje opisania faktury z uzasadnieniem zamówienia i wyboru wykonawcy.

  2. W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia przy wartości zamówienia powyżej równowartości 5 000 euro do kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy pzp Wnioskodawca powinien złożyć wniosek do Dyrektora zawierający:

  • opis przedmiotu zamówienia,

  • propozycję wyboru wykonawcy wraz z potwierdzeniem uzyskania informacji (np. wydruk z cennika, wydruk z katalogu internetowego, notatka z rozpoznania cen w placówkach sieci detalicznych i hurtowych, korespondencja mailowa, fax, notatka z rozmowy, notatka z negocjacji cenowych)

§ 2

  1. Udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 1 ust. 2 Regulaminu wymaga:

  • sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu,

  • przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy,

  • sporządzenia pisemnego zamówienia, zlecenia lub umowy.

  1. Treść zamówienia, zlecenia lub umowy musi zawierać podstawowe ustalenia, t.j. przedmiot, wynagrodzenie, termin wykonania, sposób wykonania i odbioru, sposób rozliczeń i terminy płatności.

§3

  1. Procedura wyboru wykonawcy polega na rozeznaniu rynku potencjalnych
    wykonawców.

  2. Rozeznanie rynku polega na uzyskaniu od co najmniej dwóch wykonawców informacji o oferowanych przez nich warunkach wykonania zamówienia z zastrzeżeniem ust. 3.

  3. Jeżeli w odpowiedzi na zapytanie skierowane do dwóch lub więcej wykonawców wpłynęła tylko jedna oferta, można poprzestać na uzyskaniu informacji od jednego wykonawcy i udzielić mu zamówienia.

  4. Potwierdzeniem uzyskania informacji jest pismo, faks lub e-mail od wykonawcy, lub notatka służbowa z przeprowadzonej rozmowy, negocjacji sporządzona przez wnioskodawcę. Dokumenty te powinny wskazywać nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia, a w szczególności cenę, a także nazwisko osoby udzielającej informacji lub adres mailowy i numer faksu z którego prowadzona była korespondencja.

  5. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z wykonawcami.

  6. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji, terminy płatności, terminy wykonania, właściwości wykonawcy itp.

  7. Przeprowadzenie rozeznania rynku potencjalnych wykonawców nie ma zastosowania, gdy ze względu na charakter zamówienia uzasadnione jest zlecenie realizacji zamówienia konkretnemu wykonawcy.

CZĘŚĆ II

Zasady i tryb udzielania zamówień powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy pzp do kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy pzp

§4

Udzielenie zamówienia o wartości powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy pzp i nie przekraczającej kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy pzp wymaga:

  • sporządzenia wniosku o udzielenie zamówienia, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu,

  • przeprowadzenia procedury wyboru wykonawcy,

  • sporządzenia pisemnej umowy z Wykonawcą.

§5

  1. Do przeprowadzenia postępowania, o którym mowa w §4 Dyrektor powołuje Komisję, złożoną co najmniej z dwóch osób. Komisja mieć charakter stały lub doraźny.

  2. Komisja przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności:

  • przygotowuje opis przedmiotu zamówienia, ustala szacunkową wartość zamówienia, przygotowuje wniosek o udzielenie zamówienia,

  • opracowuje zapytanie ofertowe, zaprasza wykonawców do składania ofert, udziela odpowiedzi na zapytania od wykonawców,

  • dokonuje otwarcia, analizy i oceny ofert, przeprowadza ewentualne negocjacje,

  • zawiadamia o wyniku postępowania,

  • przygotowuje umowę z wybranym wykonawcą,

  • sporządza protokół z postępowania wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego regulaminu.

§6

  1. Procedura wyboru wykonawcy polega na przeprowadzeniu pisemnego zapytania ofertowego skierowanego do co najmniej trzech wykonawców. W przypadku, kiedy zamówienie z przyczyn obiektywnych może być zrealizowane tylko przez jednego wykonawcę, zapytanie kieruje się do jednego wykonawcy.

  2. Zapytanie ofertowe może zostać skierowane do wykonawców za pomocą faxu, e-maila lub tradycyjną drogą pocztową lub też może zostać zamieszczone na stronie internetowej zamawiającego. Zamawiający wyznacza termin składania ofert z uwzględnieniem czasu niezbędnego na przygotowanie i złożenie oferty, nie krótszy jednak niż 7 dni. Zamawiający określa w zapytaniu ofertowym termin związania ofertą.

  3. Wszelkie wymagania, wyjaśnienia i informacje, a także dokumenty związane
    z zapytaniem ofertowym dostarczane są wykonawcom na równych zasadach.

  4. Dla ważności postępowania wystarczające jest uzyskanie oferty od co najmniej jednego wykonawcy. Oferta powinna zawierać w szczególności nazwę i adres wykonawcy, przedmiot zamówienia, warunki wykonania zamówienia oraz cenę.

  5. Oferty wykonawców wraz z załącznikami oraz pochodzące od stron postępowania oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje składane są w formie pisemnej. Za zgodą zamawiającego za formę pisemną uznaje się również przekazanie wskazanych dokumentów faksem oraz drogą elektroniczną.

  6. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

  7. Zamówienia należy udzielić wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejsze warunki realizacji zamówienia, biorąc pod uwagę zarówno oferowaną cenę, jak i inne kryteria tj. funkcjonalność, jakość, parametry techniczne, koszty eksploatacji, warunki gwarancji, terminy płatności, terminy wykonania, właściwości wykonawcy itp.

  8. O wyniku postępowania zamawiający niezwłocznie zawiadamia wszystkich wykonawców biorących udział w postępowaniu.

  9. Zamawiający zawiera z wybranym wykonawcą umowę nie później niż w ostatnim dniu terminu związania ofertą, wskazanym w zapytaniu ofertowym, a wykonawca jest zobowiązany do jej podpisania na warunkach określonych w ofercie. Po tym terminie postępowanie wygasa, chyba że wykonawca wyrazi zgodę na zawarcie umowy.

  10. W postępowaniu o udzielenie zamówienia nie przewiduje się odwołań, protestów i sprzeciwów. Decyzja zamawiającego jest ostateczna.

  11. Z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia sporządza się protokół zawierający co najmniej: opis przedmiotu zamówienia oraz jego wartość szacunkową, informację o wykonawcach, do których zostało skierowane zapytanie ofertowe, informację o wykonawcach, którzy złożyli oferty, cenę i inne istotne elementy ofert, informację o przeprowadzonych negocjacjach, wskazanie wybranej oferty, informację o ofertach niepodlegających rozpatrzeniu wraz z uzasadnieniem, informację o wyniku postępowania.

§ 7

  1. Zamawiający kierując do wykonawców zapytanie ofertowe może żądać dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających spełnianie przez wykonawcę warunków opisanych w zapytaniu ofertowym, w szczególności:

  • potwierdzających upoważnienie do wykonywania określonej działalności lub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania w szczególności zezwoleń lub licencji,

  • wykazu zrealizowanych zamówień odpowiadających swoim rodzajem i wartością zamówieniom stanowiącym przedmiot postępowania,

  • zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że oferowane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym.

  1. Jeżeli wykonawca nie dołączy do oferty wymaganego dokumentu, zamawiający może zwrócić się o jego uzupełnienie. Jeżeli wykonawca nie uzupełni dokumentu, jego oferta nie będzie rozpatrywana.

  2. Zamawiający może również żądać od wykonawców wniesienia wadium, w wysokości nie większej niż 3% wartości szacunkowej zamówienia.

  3. Wadium może być wnoszone gotówką na rachunek zamawiającego lub w formie gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej. Wadium podlega zwrotowi po podpisaniu umowy lub w przypadku unieważnienia postępowania. Zamawiający zatrzymuje wadium jeżeli wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą, odmówi podpisania umowy w terminie związania ofertą.

  4. Jeżeli wykonawca nie wniesie wadium w wyznaczonym terminie jego oferta nie będzie rozpatrywana.

§8

  1. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji z wykonawcami.

  2. Prowadzone negocjacje mają charakter poufny. Żadna ze stron nie może ujawnić bez zgody drugiej strony informacji technicznych i handlowych objętych negocjacjami.

  3. Po negocjacjach zamawiający może dokonać zmiany będących przedmiotem negocjacji wymagań technicznych i jakościowych dotyczących przedmiotu zamówienia oraz warunków umowy, a także zmiany kryteriów oceny ofert oraz ich znaczenia.

  4. W celu zwiększenia konkurencji zamawiający może zaprosić do negocjacji dodatkowych wykonawców, aby zastąpić wykonawców, którzy nie odpowiedzieli na zapytanie ofertowe lub którzy nie spełnili warunków wymaganych przez zamawiającego. Zaproszenie do negocjacji dodatkowych wykonawców jest dopuszczalne przed przekazaniem wykonawcom zaproszenia do składania ofert ostatecznych.

  5. Po przeprowadzeniu negocjacji zamawiający zwraca się do wszystkich wykonawców,
    z którymi prowadził negocjacje, o złożenie ofert ostatecznych.

CZĘŚĆ III

Postanowienia Końcowe

§ 9

  1. Niniejszy regulamin zostaje wprowadzony w drodze zarządzenia Dyrektora Zarządu Spółki.

  2. Zatwierdzenia wszelkich dokumentów, o ile jest ono wymagane, dokonuje Dyrektor lub inna osoba upoważniona przez Dyrektora.

  3. Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli Regulamin nie stanowi inaczej.

  4. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest w języku polskim.

§ 10

Do czynności podejmowanych przez zamawiającego i wykonawców o udzielenie zamówienia stosuje się przepisy kodeksu cywilnego, jeżeli Regulamin nie stanowi inaczej.

Załącznik nr 1

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez

Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

o których mowa w art.132 pkt 6 ustawy z dnia 29.01.2004r.

Prawo zamówień publicznych

Wniosek o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 132 pkt. 6 ustawy pzp

o wartości powyżej 5 000 euro i poniżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy pzp

1. przedmiot zamówienia:

0x08 graphic
robota budowlana

0x08 graphic
dostawa

0x08 graphic
usługa

2. Opis przedmiotu zamówienia oraz jego zakres:

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

..............................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

3. Rozeznanie rynku:

Część A:*

Rozeznanie rynku przeprowadzono na podstawie informacji i cenników zamieszczonych na stronach internetowych:

1) ……………………………………………………………… w dniu ……………………….

2) ……………………………………………………………… w dniu ………………………

3) ……………………………………………………………… w dniu ………………………

Szacunkowa wartość zamówienia wynosi …………..……… zł netto, co stanowi równowartość ………………. euro.

W załączeniu potwierdzenie uzyskania informacji (np. wydruk z cennika, wydruk z katalogu internetowego, inne (jakie) ……………………………………………………………………........)*

Do realizacji zamówienia proponuję wybrać ofertę:

…………………………………………………………………………………………………

Część B:*

Rozeznanie rynku przeprowadzono na podstawie zapytań skierowanych do następujących wykonawców:

1) ………………………………………………………………… w dniu ………………………, w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

2) ………………………………………………………………… w dniu ………………………, w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

3) ………………………………………………………………… w dniu ………………………, w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

odpowiedź otrzymano od:

1) ……………………………………………………………………………………………..… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

2) ……………………………………………………………………………………………… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

3) ………………………………………………………………………………...…………… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

Potwierdzenie uzyskania informacji (np. notatka z rozpoznania cen w placówkach sieci detalicznych i hurtowych, korespondencja mailowa, fax, notatka z rozmowy, notatka z negocjacji cenowych, inne (jakie) ……………………………………………………………………………………)

Do realizacji zamówienia proponuję wybrać ofertę:

……………………………………………………………………………………………… za cenę ostateczną ……………… zł netto, co stanowi równowartość ………………. euro.

.

……………………………………. ………………………………... miejscowość i data wnioskodawca

* niewłaściwe przekreślić

Decyzja Dyrektora:

Wyrażam zgodę na realizację wnioskowanego zamówienia przez proponowanego wykonawcę*

Nie wyrażam zgody na realizację wnioskowanego zamówienia* i polecam …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

* niewłaściwe przekreślić

……………………………………. ………………………………... miejscowość i data podpis Dyrektora

Załącznik nr 2

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez

Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

o których mowa w art.132 pkt 6 ustawy z dnia 29.01.2004r.

Prawo zamówień publicznych

Wniosek o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 132 pkt. 6 ustawy pzp

o wartości powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 i poniżej kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy pzp

  1. przedmiot zamówienia:

0x08 graphic
robota budowlana

0x08 graphic
dostawa

0x08 graphic
usługa

  1. Opis przedmiotu zamówienia oraz jego zakres:

............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

.......................................................................................................................................................

  1. Rozeznanie rynku w celu ustalenia szacunkowej wartości zamówienia:

Rozeznanie rynku przeprowadzono na podstawie:

a) informacji i cenników zamieszczonych na stronach internetowych:*

1) ……………………………………………………………… w dniu ……………………….

2) ……………………………………………………………… w dniu ………………………

3) ……………………………………………………………… w dniu ………………………

lub

b) zapytań skierowanych do potencjalnych wykonawców, od których otrzymano następujące oferty:*

1) ……………………………………………………………………………………………..… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

2) ……………………………………………………………………………………………… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

3) ………………………………………………………………………………...…………… w dniu ………………….. cena oferty: …………….. zł w sposób: faksem, mailem, telefonicznie, dostarczono na piśmie (właściwe podkreślić)

Szacunkowa wartość zamówienia wynosi …………..……… zł netto, co stanowi równowartość ………………. euro.

W załączeniu potwierdzenie uzyskania informacji (np. wydruk z cennika, wydruk z katalogu internetowego, notatka z rozpoznania cen w placówkach sieci detalicznych i hurtowych, korespondencja mailowa, fax, notatka z rozmowy, notatka z negocjacji cenowych inne (jakie) ……………………………………………………………………………………………….........)*

  1. Inne istotne warunki zamówienia, o ile dotyczą i mają wpływ na wybór najkorzystniejszej oferty:

...................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

  1. Dokumenty wymagane od wykonawców (jeśli dotyczy):

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  1. Proponowane kryteria wyboru oferty i ich znaczenie:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

  1. Proponuję: *

  1. żądać wniesienia wadium w wysokości ………………. zł

  2. odstąpić od żądania wniesienia wadium.

  1. Proponuję: *

a) skierować zapytanie ofertowe do następujących wykonawców:

1) ……………………………………………………………………………………………

2) ……………………………………………………………………………………………

3) ……………………………………………………………………………………………

b) umieścić zapytanie ofertowe na stronie internetowej zamawiającego.

……………………………………. ………………………………... miejscowość i data wnioskodawca

* niewłaściwe przekreślić

Decyzja Dyrektora:

Wyrażam zgodę na wszczęcie postępowania w celu udzielenia wnioskowanego zamówienia *

Nie wyrażam zgody na wszczęcie postępowania w celu udzielenia wnioskowanego zamówienia* i polecam ………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

* niewłaściwe przekreślić

……………………………………. ………………………………... miejscowość i data podpis Dyrektora

Załącznik nr 3

do Regulaminu udzielania zamówień publicznych przez

Zakład Komunikacji Miejskiej w Lęborku Spółka z o.o.

o których mowa w art.132 pkt 6 ustawy z dnia 29.01.2004r.

Prawo zamówień publicznych

Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości powyżej kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 i poniżej kwoty określonej w art. 11 ust. 8 ustawy pzp

Zamawiający:

Pełna nazwa zamawiającego:

....................................................................................................................................................................................................................................................................................................

adres: ul. ....................................................................... .... - ....... ............................................................

Opis przedmiotu zamówienia:

0x08 graphic
robota budowlana

0x08 graphic
dostawa

0x08 graphic
usługa

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Szacunkowa wartość zamówienia: ……………………… zł, co daje ………………. euro.

Ustalono na podstawie …………………………………………………………………………

w dniu ………………………..

Komisja

- została powołana w dniu …………………..….. na podstawie  decyzji  zarządzenia nr ………………………… Dyrektora Zamawiającego, w składzie:

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

- nie została powołana, czynności w postępowaniu wykonują (wskazać osoby wykonujące czynności w postępowaniu):

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Zapytanie ofertowe w dniu ………………….. skierowano do następujących wykonawców:

1) ………………………………………………………………………………………………..

2) ………………………………………………………………….……………………………

3) ………………………………………………………………………………………………

Termin składania ofert: upłynął w dniu …………………. o godz. ………………..

- nie wpłynęła żadna oferta

- wpłynęły następujące oferty:

1) ……………………………………………………………..… cena oferty: …………….. zł

2) ……………………………………………………………..… cena oferty: …………….. zł

3) ……………………………………………………………….. cena oferty: …………….. zł

Informacja o ofertach niepodlegających rozpatrzeniu wraz z uzasadnieniem:

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Informacja o przeprowadzonych negocjacjach:

- nie prowadzono negocjacji z wykonawcami

- w dniu …………. przeprowadzono negocjacje z następującymi wykonawcami:

1) ………………………………………………………………………………………………..

2) ………………………………………………………………….……………………………

3) ………………………………………………………………………………………………

W wyniku negocjacji ustalono następujące warunki wykonania zamówienia:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Informacja o wyniku postępowania:

Jako najkorzystniejszą wybrano ofertę:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Z w/w wykonawcą podpisano umowę w dniu ………………………………………………..

W wyniku prowadzonego postępowania nie została zawarta umowa, gdyż: ………………...

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Protokół sporządził: …………………………………………………………………………….

Protokół i postępowanie zatwierdził: …………………………………………………………..

Lębork, dnia ……………………………..

6

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Mirosław Siergiej 08-03-2016 09:43
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Mirosław Siergiej 01-03-2016
Ostatnia aktualizacja: - 08-03-2016 09:43